こんにちは、阿佐谷マジョです。
コロナショックによって働き方を強制的に変化させられている人も多いと思います。すると、slackやchatworkなどのチャットワークを使う職場も多いと思います
そんな中、事務職や営業をやってる女性たちは・・・
「主語、動詞は？」
「どういう意味？」
など、言われて、ちょっとイライラしていませんか。
また、
・どうやったらちゃんと伝わるかわからない・・・
・女性社員にもっと伝え方を学んでほしい
そんな風に思う上司の方はいらっしゃいませんか。
チャットツールを定常に使用のは今まではIT業界が主流でしたが、コロナの影響によりリモートワークも増えている中で、仕事でチャットを使用することになった職場が増えたのではないでしょうか。
私は普段、派遣社員としてある会社に勤めています。
主に、PMO（プロジェクトマネージャー補佐）と、庶務総務の仕事を兼任しています。この度、そんな私の派遣先もコロナの影響により、どうしてもオフィスにいなければならない職務の担当以外は基本的にリモートワークとなりました。
するとどうしても使用するのが、slackやchatworkというチャットツール。それはわかるのですが事務職の人や女性の営業さんなどがこういったチャットツールを使うことにより思うことがあります。
それは「文字で伝えることの難しさ」です。
特に女性は、普段話す時に、誰が～とか、何を～するとか、細かく話しません。あうんの呼吸という日本人の昔ながらのコミュニケーション方法がありますが、それを私は否定するつもりはありません。それって一種のテレパシー的な要素だと思うので、すごいなと思います。
ですがこと仕事となると、これって結構ネックになります。
チャットは気軽にコミュニケーションが取れる分、友人とLINEをするときと同じ感覚でチャットを使うと「言ってることが伝わらない」という現象が起こります。
とくに日ごろ”擬音”で考えを伝えている人ほど、戸惑うかもしれませんね。
でも、この”文字で伝える方法”を意識せずに話をしているとどういうことが起こるかというと・・・
生産性が落ちます。
というと、ちょっと自分はそういう立場じゃないし。とか、そういう感覚で仕事をしていなかったし、とか思うかもしれませんが（笑）
伝え方を意識せずにチャットを進めるとどういうことが起こるのかというと、
・誤解を生む
→職場の人や場合によっては外部の人との関係性に影響が出ます
・認識違いを生む
→私はこういう風にとらえたってそれぞれが思うことで業務の齟齬が発生します
・確認に時間を取られる
→これはどういう意味？とか、これって誰に何をすればいいの？など、確認することで本来の業務に入る前に時間がとられます
結果！
あー、イライラする。
疲れた！もういい！
とか、なりますｗｗｗｗ
例）31日までに詳細を確認する
というメモがあったとします。これの粒度はどうでしょうか？
日付まで書いてあるし、粒度は細かいでしょうか。
答えはNO
〇月31日までに＿＿＿＿＿について＿＿＿＿を××に確認をする
ここまですれば、後から読んでわかりますね。
例)3月31日までにslackというツールについてダウンロードの方法を情報課に確認をする
と、このくらい細かくします。
”それ””あれ”などを使わないことはもちろん”詳細”とか場合によっては”使い方”などのワードですら伝わらないことがありますよ。
チャットなどを使用していると「これは知ってるだろう」というあなたの当たり前を前提として伝えると、すんなり伝わらないことがあります。
特にチャットツールは、話がどんどん更新されて流れていくため、（あそこで話したから大丈夫だろう
）という前提でいると、意図が伝わらないということが起きることがあります。
また使用するワードの意味の前提が違うことがあります。
例えば「リーダーシップ」という言葉は人によりとらえ方が違いますよね。
・チームを引っ張っていくこと
・縁の下の力持ち
・背中で見せる
等・・・
「自分の当たり前」を前提とすると相手と認識の違い生まれることがあります。
私はこういう意味だった
ということが起きることがありますので、社内で言葉の意味を共有しておくか、伝える時に前提も含めて伝えるとよいです。
例）「リーダーシップについて私は縁の下の力持ちという意味でとらえていますが、この前提の場合〇〇さんが××チームに対しできることをリストアップしてください。」
など、相手と自分との認識の違いを埋めることが大切です。
・相手の立場にたって伝える
・相手は自分と違う人
結局はこの２つが大切なんだと思います。
相手の顔が見えないコミュニケーションは不安かもしれません。特に仕事では難しいと感じるかもしれません。
でも！結局コミュニケーションというのは人と人の心のつながりの部分。ツールが変わってもそれは同じです。
このコロナは様々なところに影響を与えていて辛い思いをしている方もたくさんいると思います。
ですが、もし少しでも余裕がある人がいたら「変化」を受け入れ「成長のチャンス」としてください。
そして、この変化を自分のものにするかどうかで、この先の働き方が変わります。IT、AI、ロボット・・・遠い存在が、欠かせない存在になっていきますし、私たちは今そんな流れの中にいます。
私は今回「事務職」がリモートになったことが一番のチャレンジだと思っています。
事務職はAIに代わる部分が多いし、どれだけ頑張っても給与に影響が少なく、苦い思いをしてる人も多いと思います。私もそうでした。
正社員を辞めて、ある会社に業務委託契約にしてほしいといったとき、手取り10万近く上がりました。そういうものです。
事務職の評価をあげるためにも、まずはこの変化を受け入れてほしいと思います。
長くなりましたので今日はここまで！
役立ちそうなスキルはちょこちょこ出していきますね。
必要な人に届きますように。
オープンマインドで生きよう
阿佐谷マジョ
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